System ZAM to internetowa platforma zarządzania procesem zaopatrzenia z zachowaniem prawa zamówień publicznych.

Ułatwia Zamawiającym wydatkowanie pieniędzy publicznych, jednocześnie pozwalając na planowanie, pełną ewidencję i kontrolę wniosków pracownikom służb zaopatrzenia i finansowych. Wspomaga również prawidłowe przygotowanie przetargów na dostawy i  usługi z zachowaniem pełnej transparentności postępowania. Pozwala również na osiąganie niższych cen dzięki zakupom grupowym.

System ZAM umożliwia prowadzenie centralnej koordynacji planowania, budżetowania oraz monitorowania procesu zakupów. Pozwala to na uwolnienie departamentu zakupów od bieżących zadań i skoncentrowanie się na strategicznym wyborze dostawców oraz monitorowaniu współpracy.

Podstawowe funkcje

Plan Zamówień Publicznych

Tworzenie Planu zamówień publicznych na podstawie planów cząstkowych składanych przez jednostki organizacyjne Zamawiającego (plany składają np. wydziały organizacji, służby centralne widzą plan zagregowany) oraz bieżąca kontrola jego realizacji. 

Automatyzacja procesu zakupowego

Działanie systemu obejmuje cały proces zaopatrzeniowy w całej organizacji i na wszystkich jej poziomach. Obieg dokumentów odbywa się drogą elektroniczną, wnioski składane są w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego, a następnie automatycznie grupowane centralnie.

Przygotowanie przetargów

W zależności od kwot wniosków w poszczególnych grupach system umożliwia uruchomienie procedur w odpowiednich trybach. 

Kontrola realizacji zakupów

System posiada wbudowane mechanizmy kontroli ilościowo-wartościowej w przeprowadzanych procedurach. 

Działanie systemu rozpoczyna się na elektronicznym złożeniu wniosku na zakup towaru lub usługi przez osobę na stanowisku pracy w jednostce organizacyjnej Zamawiającego. Następnie wniosek po zatwierdzeniu trafia do służb zaopatrzeniowych oraz do Działu Zamówień Publicznych, odpowiedzialnego za przygotowanie przetargów. Po rozstrzygnięciu przetargu lub po udzieleniu zamówienia poza procedurą w systemie możliwe jest monitorowanie realizacji umowy poprzez rejestrowanie faktur. 

System jest sprzęgnięty z magazynem on-line, w którym wykorzystanie np. wieloletnich kontraktów na środki czystości również jest monitorowane i kontrolowane. 

System może być stosowany w innych jednostkach sektora finansów publicznych, do których należą:

• organy władzy publicznej, organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały, a także -
• jednostki samorządu terytorialnego i ich organy oraz związki;
• jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe i instytucje gospodarki budżetowej;
• fundusze celowe;
• państwowe szkoły wyższe;
• jednostki badawczo-rozwojowe;
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
• państwowe lub samorządowe instytucje kultury;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i zarządzane przez nie fundusze;
• Polską Akademię Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
• państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podst. odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych

System może być zintegrowany z platformą przetargów elektronicznych.